第一节　会务管理要点

要点1：做好会议前准备工作

（一）安排会议议题

会议议题就是会议要解决的问题。会议议题一定要由管理者确定。行政部应做的工作是，根据管理者的指示，收集议题，并根据轻重缓急排出顺序，提出建议供管理者决断。收集会议议题要注意提交会议讨论的问题是否集中，是否有必要提交会议。有些会议，如代表会议和代表大会的议题，要通过企业管理程序来确定。

（二）确定会议步骤

安排议题后，还要确定议程、程序、日程，也即会议步骤，如图3-1所示。

（三）拟订与会人员范围或名单

哪些人参加会议，须根据管理者意图和会议的性质、任务、内容拟订。拟订办法大致有以下4种，如图3-2所示。

（四）办理会议报批手续

有些会议须经上级部门批准才能召开。凡需报批的会议，要在请示中将开会的理由、会议的议题、会期、地点、参加人数和人员职别、会议经费和准备情况等写清楚。未批准前不得先发会议通知，更不得先开会后报批。

（五）签发会议通知

签发会议通知可用书面、电话、电子邮件或网站公告等方式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编号，一般的会议通知不编号。

发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬，这样既可表示对受邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。

（六）准备会议文件和材料

会议文件、材料指与会领导的讲话稿或工作报告、典型经验、会议须知、日程表、编组名单等。

文件和材料在认真核对后应打印好。印刷份数要留有余地，不能有多少代表就打印多少份，因个别代表可能会丢了材料需要第二份，也有可能临时增加了几位列席代表。

文件和材料分发时应注意：文件和材料不要堆在服务台由与会者自由取阅，那样会令人觉得欠缺诚意，而应装在资料袋里，在与会人员报到时分发；不要在会场上散发文件和材料，干扰会议；有保密性的文件、材料，要登记签收。

（七）选择和布置会场

开会要借助于一定的场所。会场诸方面条件的好坏、舒适程度的高低，对与会人员的心理起着不可忽视的作用，而与会者的心理状态，直接影响到会议效果，因此，要重视会场的选择和布置。

1.选择会场

选择会场，要结合开会人数和会议内容来综合考虑。

（1）大小适中。太大显得松散，太小又显得小气。

（2）地点适中。尽量离与会者的住所近一点，免受奔波之苦。

（3）附属设施齐全。准备好照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等设备设施。

2.布置会场

会场选定后，接着是布置。不同的会议，要求有不同的会场气氛，如庆祝大会会场要喜庆热烈，纪念性会议会场要肃穆典雅，座谈会会场要和谐亲切。

布置会场涉及主席台、会场形式（包括座位）、附属性设施（如上述）、装饰性设施（包括会标、标语口号、会徽、旗帜、花卉、字画等）等。

大型会议的会场，大多设主席台，和与会人员成面对面形式，由于多在礼堂、会堂召开，主席台一般设在舞台上。中型会议的主席台，设在舞台上下均可，如设在台下，要离与会者近一点，稍微垫高一点。小型会议不用设主席台。

会场形式依会场大小、形状、会议的需要、与会人数的多少而定，还要符合美学原理和与会者的审美观，通常呈长方形、圆形、方形等。

会场和桌椅的布置一般有如下4种类型，如图3-3所示。

（八）排列座次

1.主席台座次

主席台座次，以主席台人员的职务（或社会地位、声望）高低排列，最高的排在主席台第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为点，面向会场，依左为上、右为下的原则排列。若有几排座位，其他各排的排位可灵活掌握。座位上要摆置座签。座次须报领导审定。

2.其他与会者座次

其他与会者面对主席台，座次排列既要服从会议目的，又要体现平等精神。大抵有以下2种办法。

（1）按汉字笔画排列。如召开部门经理会议，可按各部门名称的笔画多少排列座次区域。

（2）按地理位置排列。如召开全国性区域经理会议，可按统一的区域（市、县）排列顺序安排各区域（市、县）与会人员的座次。

（九）妥善安排后勤服务事宜

后勤服务包括会议的物资、资金，和与会人员的住宿、膳食以及交通、医疗等工作。如要制订住房分配方案，对不同级别的与会人员，要分配不同的住房；对年老和体弱的，要适当给予照顾；饭菜要可口、实惠，让与会者吃得满意。

（十）做好新闻发布工作

有些重要的、大型的会议，要做新闻发布工作。这项工作大多由公共关系部门负责，行政部门只需把预先收到的发言者的情况（履历或自传的概要等）及其他有关材料转交给该部门就行。若没有这样的机构，行政部门就要起草新闻发布稿，在会前或会后的适当时间发布。

（十一）进行全面的会前检查

会前检查是落实各项会议准备工作、保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。

检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署、票证检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务人员的就位等。

会前检查要求每个细节都不放过。就拿会议设备来说，要保证做到随时提供放映机灯泡和电线的备用品，保证在任何意外发生的关头，机器可以更换或修理；主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，行政部可以把这些情况告诉有关人员。

要点2：会议期间的工作

会议期间，是行政部人员工作最活跃的阶段，也是工作能力受到最严格考验的阶段。这时行政部人员工作的中心任务是：掌握会议动态；协助领导指挥与控制；通过精心的组织和良好的服务，使会议沿着既定的目标进行。

（一）做好签到工作

为准确了解与会人员的出席情况，会议开始时要做好入场签到工作。这项工作一般要设立会议登记处，安排专人办理。当与会者全部进入会场后，要迅速统计出席、列席和缺席人数，报告大会主持人。

（二）热情接待会议成员

对于大中型会议，一般应设专门接待员。接待员要预先记熟与会者的名字、职务、单位以及住房号码，以便快捷地把他们带进会场，会后及时向他们指示住房去处。小型会议大多由行政部人员担任接待，接待人员的态度如何，关系到会议给人的印象。

（三）传接电话

开会的时候，不是特别紧急的电话，一般都不传呼。一般的电话，可记录下内容，待会议中间休息或散会后交给当事人。只有内容十分紧急的电话才用纸条通知当事人接听。

（四）控制会议进程

行政部对会议中的动态、对与会者的建议和反映、对出现的苗头和倾向，都要心中有数，并及时向会议领导报告。

若会议依据某种错误的或片面的情况作出不正确的决定时，在征得会议主持人同意后，应向与会者如实反映真实情况；当会议作出的决定与企业有关的政策或制度相抵触时，应主动介绍有关政策或制度，提请与会者注意。这样做的目的，是使会议不离题、不脱轨，顺利地进行。

（五）编写会议记录与会议简报

会议记录是会议内容和过程的真实凭证，在各种会议上做记录是行政部人员最重要的工作之一。

记录的措辞要符合实际、简明扼要，不能有记录人的见解和评论。必要时可使用录音机先录下，以免做记录时有所遗漏。

会议简报是会议期间编印的关于会议进行情况的简要报道，内容包括代表们在讨论中提出的意见、建议和会议决定的事项等。

人数多、会期长的大中型会议都要编写会议简报；会期只有三四天的会议，不用出简报。

会议开始后，行政部人员有时还需宣读他（她）在上次会议作的记录，因为这次会议将作的决定，要依据上次会议所作的决定，与会人员需要回想一下上次会议的情形。行政部人员宣读时，须咬字清晰，音量足以使每个人听到，速度不要太快。

（六）调派车辆

会议即将结束时，要赶紧调派车辆。会议代表一共需要多少车辆、哪些代表坐哪辆车，行政部都要了解清楚。这时，最忌讳只顾安排领导的车辆，忽略了来宾和其他代表的乘车。最好是让与会者在会议结束后，一踏出大门就能看到自己坐的车。

（七）会议保密

内部会议，一般都要做好保密工作，会议越重要，保密工作也越重要。会议保密工作主要是为了保障会议顺利进行，防止为以后的工作带来麻烦。

会议保密工作涉及范围很广。一般来说，内部会议的内容不能泄露、外传，涉及的相关数字和人事问题，更应如此。特别重要的会议，其召开的时间、地点、出席的人员等，都要严格保密。

做好会议保密工作，应严格执行企业保密规定，严格执行保密纪律，制订一整套的保密措施。会议的文件要准确地划分保密等级，必要时可规定只能在会场内阅看，离开会场时收回；还应注意检查会场上扩录音设备及通信线路，防止泄密；对与会人员，特别是现场服务人员应严格限制，加强保密纪律和保密观念教育；复印机、印刷机等印废的会议文件及底稿，应指定地点存放，妥善保管，在会后或在一定时间内指定专人销毁。

（八）通信保障

与会人员之间、会务各个部门之间、会议与外界通信的畅通、保密、方便，是开好会议的基本条件。选择开会地点时，通信条件如何是必须考虑的。特别重要的、绝密级的会议，可规定与会人员在一定时间内不得与外界联系，但必须保证会议内部各部门、各单位、与会人员之间的通信畅通。因此，会议使用的电话、数据通信、电子邮路等的安全保密、畅通无阻，是会议通信保障的基本要求。做好会议通信保障工作，一般利用会场、驻地现有的通信设施，必要时应架设专线，配备无线通信设备或租用卫星线路。

（九）居住服务

搞好居住服务是会议住所的主要工作，其任务是从各方面照顾好与会人员的饮食起居，方便与会人员生活，节省与会人员时间，使会议顺利进行。居住服务包括以下工作。

（1）合理分配会议用房，尽可能了解并根据与会人员的生活习惯安排住房。

（2）根据标准和与会人员饮食习惯办好食堂，尽可能节省与会人员的用餐时间。

（3）设立医疗点或联系合同医院，使与会人员有及时的医疗条件。

（4）备好车辆，保证与会人员准时到达会场或活动地点。

（5）送阅必要的报刊。

（6）还应考虑方便与会人员购买日常生活用品。

（十）会场服务

会场是会议最主要的活动场所。会场服务包括布置会场和会议的现场服务两部分工作。这里的会场服务指开会的现场服务。

会议现场服务非常重要，其质量好坏，直接影响会场秩序和会议效果。会场服务工作主要有以下内容。

1.会前检查会场及准备工作

行政部人员应在开会人员到达会场之前的一段时间内先行到达会场，检查内容如下。

（1）会场是否按预先确定的方案布置。

（2）照明线路、音像设备是否完好。

（3）席次排列是否有误。

（4）会场上需分发的文件是否准备好、摆放好。

（5）对重要的要收退的文件，还应当写上使用文件人的姓名，编号登记。

（6）若是中型会议和大型会议，还要检查主席台的座签是否摆好。

（7）防止意外事故的通道及灭火设施是否齐全等。如发现问题应立即采取措施补救，查出隐患应马上设法排除，在会前实在排除不了时，应准备好预案。

2.做好验证、签到及引导座位工作

（1）保密性强的会议。对一些保密性强的会议，要认真检验与会人员的证件，阻止与会议无关的人员进入会场。及时注意到会的人员是否签到，掌握到会人数。

（2）大中型会议。大中型会议的会场，应设立指座标志；采取对号入座方式的会议，会议工作人员应引导与会者入座，特别应注意引导主席台就座人员入座。

3.注意整个会场情况

注意整个会场情况，做好内外联系、传递信息工作，完成会议主持人及主要与会人员交办的查找资料文件、临时找人、增加会议人员任务，要尽可能注意与会人员，特别是主席台就座人员的情绪、态度，从他们的手势、眼神中尽快领会其意图；协助有关人员做好会场的通风、送暖、文具及茶水供应工作，满足其要求。

4.会议结束的工作

会议结束后检查会场，特别注意有无文件遗忘，注意有无与会人员遗忘的笔记本、眼镜、公文包、手表等物品，若有，应及时查找、送还失主。

（十一）会议的新闻报道

会议或因参加人员多，或因社会影响大，或因研究、讨论的问题很重要，常常为新闻界所关注。

重要会议的新闻报道可视情况采取请记者参加会议、召开新闻发布会、发表新闻公报等方式方法进行报道。会议的报道程度，取决于会议的重要性及开放程度。会议行政部人员应根据会议的纪律、规定和会议主持人的指示，帮助记者搞好新闻报道。

（十二）会议宣传

会议宣传是公开传达贯彻会议精神的一种方法，它同会议的新闻报道紧密相连，但又不局限于会议的新闻报道。会议宣传的主体是会议的组织者、主持者及与会人员，通过报纸、电台、广播、文娱节目、宣传画、标语口号等，主动讲解会议的意义、会议决定的重大事项、会议取得的成果，使广大公众了解、理解、支持会议和会议所作出的各项决定、决议。会议宣传可视需要在会前做、会中做，或在会后做。

（十三）会议参观

会议参观有两种情况，一种是把会议参观作为会议的主要内容，以增加与会人员的感性认识。这种参观多在现场会一类的会议上出现，要占会议相当一部分时间。这种参观是会议所必需的。

另一种是会余之暇组织的参观，这种参观多在会期较长的会议上安排，是调节与会人员紧张生活的一种方式。

无论哪一种参观，都应认真组织，选好参观地点和参观内容，调度好必要的车辆，参观人数较多时，还应做好分组编队工作；有些会议参观，还应配备好的翻译讲解人员。前一种参观，因是会议的一个重要组成部分，更须精心组织。

（十四）会议文体活动

会议文体活动的目的是调节与会人员生活，使与会人员有张有弛、有劳有逸，精神愉快，开好会议。会期越长，文体活动越应丰富，以活跃会议气氛。应就近安排观看一些电影、戏剧、曲艺等，有条件的会议，可以组织专场演出或放映专场电影，还可举办舞会等，以增进与会人员之间的感情。安排文体活动，应尽量同会议的主题结合起来。

要点3：会议的善后工作

（一）会议文件的收退

会议文件的收退也称会议文件的清退，通常指重要会议的与会人员，在会议结束时，根据规定将会议上发的文件清理并退回会议秘书处。此项工作主要在机密程度较高的会议结束时或会议结束后做。

1.重要会议文件清退原因

（1）文件内容是高度机密的，长久存放在个人手中，可能会遗失和泄密。

（2）会议文件，特别是领导在会议上的即席讲话、与会人员的即席发言不宜扩散。

（3）有些文件属草稿或参考性的，甚至某些与会议的精神、决议不完全相符，泄露出去影响会议精神的传达贯彻。

2.会议文件收退工作程序

（1）向会议主席团或主持人汇报发文情况，提出收退文件建议。

（2）待主席团或会议主持人批准建议后，下发收退文件目录，并做必要的解释工作。

（3）会议结束后进行清退，清退要逐份清点、登记，发现丢失的应查清原因，及时向领导报告。

（二）会议文件的立卷归档

会议文件的立卷归档，是指会议结束后依据会议文件的内在联系加以整理，归入档案。会议文件的立卷归档是会议结束后的一项重要工作。

1.会议文件立卷原则

会议文件立卷归档的原则是一会一卷，其目的是便于日后查找利用。

2.会议文件应立卷内容

对会议所有材料的形成、使用过程，都要加以注意，包括领导决定开会的批示、会议通知、会议名单、会议主要文件的历次修改稿、会议的议题、日程和程序安排、会议的各种文件、各种发言材料、各种记录、简报、快报、会议纪要、会议总结等。凡是印刷下发的要留有一定的份数，对会议主要文件的历次修改稿、会议纪要的修改稿应注意跟踪，会议一结束，马上按立卷要求收回。

3.会议文件立卷方法

会议文件的立卷方法，应根据会议类型和材料的多少而确定。

会议文件较多的大中型会议文件的立卷方法是，先区分文件类别，然后按问题、时间立卷。同一文件的不同修改稿按修改的时间顺序排列，但要把定稿放在前面。

工作会议立卷方法，通常是按工作顺序排列：领导关于开会的批示→会议通知→会议议题、议程→会议记事表→会议决定事项→会议决定事项所涉及的文件。有些决定事项没有会议文件，应在卷内注明。一次会议决定几个事项，立卷应按决定事项的重要程度排列。

无论哪类会议，立卷后卷内文件都要有编目，每份文件上要盖编目章，填写卷内目录。立卷工作完成后，即可归档。

（三）会议文件汇编

有些会议结束后，需要将会议文件汇集编辑。会议文件的编辑整理一般有两种情况。一种是将传达、贯彻会议精神用的会议正式的主要文件汇编；另一种是将会议所有的文件，包括会议作息时间表、分组名单、会议须知、会议的各种文件和各种材料收集起来，分门别类或按时间顺序装订成册。

（四）送别与会人员

会务人员要预先登记与会者的返回日期和乘坐的交通工具，代购飞机票或车船票，以便他们在会议结束后及时踏上归程，个别需暂留的，要安排好食宿。

（五）处理遗忘物品

对与会者遗忘的物品，要尽快与失主取得联系，及早送还。若距离遥远，可利用邮包寄送。

（六）完善会务工作

取走会议场所剩余的物品、视听设备，向单位接待员或合适的大会当事人申报全部用品得失情况，还要做会议财务决算。

（七）寄感谢信

对给予会议帮助的有关人士，要及时寄感谢信表示谢意，措辞要热情诚恳。

（八）打印会议记录

要趁着会议在头脑中仍然清晰的时候打印会议记录。打印前要送会议主持人审查，审查通过后要精心编排，打印时必须准确。

有时还要草拟会议纪要，整理决议案，写汇报材料。

（九）开总结会

肯定成绩，找出存在的问题；布置会议精神贯彻执行情况的检查、反馈工作。

（十）印发纪要和决办通知

为了完整准确地传达贯彻会议精神，使会议决定的事项得到认真落实，日常工作会议之后，一般都应印发会议纪要和会议决定办理事项通知。会议纪要的印发范围，应根据纪要内容确定。绝密级的会议纪要只印发与会领导。一般会议纪要可印发参加会议人员，并视情况加发会议内容、决定涉及的部门。有些保密性强，不须部门知道纪要的全部内容，只需他们知道有关会议决定事项的，印发会议决定办理事项通知，即决办通知。会议纪要、决办通知都要标明密级，进行编号。

（十一）协助审理议案

议案是有关机关或法规限额内的会议代表，向会议提出书面意见，经一定程序审定，列入议程的文字。协助审理议案是会议秘书的一项重要工作，具体来说，有以下5项内容。

（1）登记。按议案的性质分类。

（2）报批。即提出办理意见，送有关领导审定。

（3）交办与催办。处理意见经领导批准后，交有关部门办理，并根据情况催办。

（4）结案。议案的办理结果经审查后，书面答复提出议案的机关或人员。

（5）立卷归档。