第一节　办公设备用品管理要点

要点1：办公用具管理

企业的事务用具，由于种类和数量渐渐增多，办公用具管理在企业整体的业务运转中成为一项不可忽视的工作。因为在事务用具中的事务机器（包含电脑）等多归类于固定资产，还有日常用具、办公用具、消耗品及大小机器类等，这些机器类的用具要常常维修整理以保持无故障的状态。办公用具的管理目的是“机械的运转状况要常保持最高的状态”。但事务用机器的维修费用和管理费用、人事费用等都是一笔很大的成本，另外，因管理上的疏忽而导致机器的故障或时间上的损失都是无法预算的。为了防止这些事情发生，应该要有“保守管理的观念，正确的指导使用方法，避免发生故障的细心注意”的观念。所以说，办公用具的管理目的是有效地使用办公用具，并维护管理办公用具，更重要的是减少经费，提高经济效益。

（一）管理上的关键

（1）办公用具表单格式统一化。

（2）办公用具管理编号统一化，其形式、尺寸规格等都有一定的编号。

（3）办公用具的一览表制订和种类的分类表的设定，商品折旧额一览表的设定等。

（二）明确管理负责人

1.确定管理负责人

为了达到办公用具管理目的，可设一位管理负责人来管理办公用具事宜。

办公用具管理是财产管理中非常重要的项目，该管理会直接影响到企业经费，所以必须和日常用具或消耗品等管理配合好，这对企业发展很重要。这是个重要的业务，所以确定这位负责人需要非常谨慎。

2.管理负责人的工作

（1）购买和废弃。办公用具管理负责人的工作项目分为办公用具的购买和废弃。办公用具会因为长时间的作用或作用次数频繁，以致消耗磨损。一般的用具都有一定的使用寿命，所以新旧替换都可以在事前准备。在其管理过程中，会因为上述的情形而购买新的用具，而在购买价格上，为了减少经费又要买到好东西，这项任务就必须要有一位判断能力强的经办者。

（2）对于使用人员的教育指导。管理负责人的第二项工作是，对于办公用具使用人员的教育指导，在指导中要强调的是机器用具须经常用心去保养维护，使它的使用寿命更长久。

（3）用具供应商（业者）的选择。在办公用具管理中还有一项非常重要的工作就是用具供应商的选择。各公司对于用具供应商的选择都有一定的标准，具体如下。

——公司的规模大小并不重要，售后服务更重要。

——银行机关的调查或通过调查的供应商。

——受同（行）业或邻居赞美，认真并坚守信念经营的老店面。

——会站在他人立场，为他人着想的供应商。

以上都是选择供应商的准则。除此之外，还要从这些供应商是否对本公司有所贡献或其负责人人品方面来决定。

由于选择供应商错误，会导致本企业的经费损失，因而在选择供应商之前必须先调查清楚。

3.选择供应商的顺序

下列是选择供应商的具体参考事项。

（1）在选择供应商时，首先请供应商提供公司简介、实绩表等。

（2）将提供的资料阅览检讨，再选出供应商。

（3）被选上的供应商必须提供有关商（样）品报价单，如果有不清楚的地方需要确认。

（4）面谈后供应商提供最后的报价单后再作决定。

（5）供应商都各有长处和短处，所以最好选择多家作比较。

（三）办公用具的购买

1.购买的注意要点

由于事务量的增多，常会发生办公用具的不足情形，所以应填写“办公用具购买申请书”向采购单位提出采购。接下来是从填写该申请书到订购前的手续，首先要注意的是申请书中必须明确地填写品名、规格等，必须注意以下5点。

（1）购买的用具是否适合于业务的处理。

（2）购买后的维（修）护是否有问题。

（3）购买金额是否妥当。

（4）购买后的管理是否容易。

（5）在购买机器时是否有听取操作负责人的意见。

2.购买时的留意点

决定购买之后就是订货的手续，然后与供应商商谈购买程序，以下就是在商谈时所需要注意的事项。

（1）商谈之前，采购单位已先将购买用具的名称、规格、型号和目录等传达给供应商，接着就是确认进（交）货日期，然后再要求提供报价单。

（2）报价单提供后，确切地估算购买金额，然后检查预算金额的差异是否合理。

（3）金额检讨的结果，也许是提高预算金额，或是与供应商商讨是否降低金额。

（4）商谈的结果，也许双方所提出的条件毫无问题，或是因某个条件谈不拢而无法合作，这时候，为了往后不要留下不良印象，该有技巧性地停止谈判。

3.进（交）货日延迟的处理

商谈成立后就正式订货，但有些货品的制造过程需要较长的时间，还可能会面临一些突发事件，所以必须要有预防突发事件发生的措施。

（1）在交涉商谈时要注意，如果货品进（交）货日延迟，必须要有相同品可以代替。

（2）购买条件须事前确定。

4.进货手续

依照合同指定的用具及日期如期进（交）货之后首先被编列为办公用具类财产。进货后有以下的整理手续。

（1）保管事项、保证事项等业务必须确认。确认后在送货单盖上“已验收”的印章交回供应商。

（2）检查订货用具与进货用具的规格、型号等是否相同。

（3）收到使用手册时请供应商测试。

（4）最后将用具放置在所指定的地方，手续即告完成。

（5）进（交）货手续办妥后其进货单、买卖合同等资料须制成办公用财产（管理）目录表。

（6）供应商所寄出的收款申请书，应依照合同中记载的报价金额，付款期限内交由会计部门办理付款。

（7）将办公用具财产目录表加上有关资料（如合同书、进货单复印件、报价单复印件）交由总务单位保管。

（8）总务单位将接（收）到的资料一一检查之后，把资料分类别整理。办公用具财产目录表应予归档。

5.办公用具新旧交替的购买

（1）新旧替换购买的时机。业务上所使用的办公用具，由于长时间的使用磨损而发生故障，采购单位需时刻注意其使用年数是否已经很久，然后申请新旧交替的购买。当提出“购买申请书”时，应先判断是否该再购买其用具，如果是新旧替换购买，可与当初购买的用具供应商联络，商谈购买内容。

（2）新旧替换时应注意事项。和当初新采购时的情形有些不同之处，应注意的地方如下。

——首先，和新采购不同的地方是，旧用具的金额可查询。虽然那时购买的金额会与现在不同，但要利用其价格与供应商作交涉。一般在新旧替换购买时的价钱会比定价低。

——在购买时，都会选择以前合作过的用具供应商，也因此减少了选择供应商的时间，可是在交涉洽谈中也会遇到不好处理的情况，但由于与供应商有长久的合作，所以会更容易地交涉。

——结束了购买手续之后，用具进货时，必须确认是否与旧用具相符，旧用具也必须在办公用具财产目录表中删除，如果忘记了这一工作时，用具被报废之后，表（账）上会与实际不符。

——新旧用具交替时，旧用具的保管、修理等状况必须记入用具管理卡之中，以备事前的调查、分析和供决策者参考。

——事前听取使用者的意见，得知旧用具在使用上常发生的问题，以供新旧替换购买时参考。当购买交涉时，需要先参考旧机器的办公用具管理卡片。

（四）办公用具管理卡制作和记入

1.用具管理卡是办公用具的病历表

企业在购入事务用具时应将它们的相关资料登记在办公用具管理卡中，正式成为公司内的资产。有些公司会依照事务用具购买时的价格来分类处理。

办公用具管理卡登记内容是记录办公用具的相关管理事务（新购入的文具用具、用具的新旧替换购买、修理、保管等项目）。这类管理卡犹如医师将病患的病情一一记入的病历表一样，是一项重要资料。

2.卡片登记要求

供应商将用具如期进货办完手续之后，必须将进货单或买卖合同书等资料记入在办公用具管理卡中。登记要求如图2-1所示。

图2-1所列的事项如果全部填写完毕，就盖上供应商的印章，附上相关资料送到负责的采购单位。采购单位确认内容，内容若符合时盖上通过的印章，将其中的回联交回承办负责人，负责人必须将这些发票整理分类，与其他相关的资料一起装订再归档于办公用具管理卡的柜子中。

3.折旧的记录

（1）用具在购买后到决算时，首先将购入资产以折旧方式来处理。办公用具在购入之后所制作的办公用具管理卡中的折旧记录，需要将折旧年度、折旧金额、残值等详细算出并记录。实施作业时首先要确认是否已将用具的使用年数和折旧率等资料记入。

（2）如果遗漏未记录，可利用固定资产折旧率一览表来计算该用具的耐用年数和折旧率，最后将调查出来的结果登记在表中。

（3）办公用具的折旧比例有两次以上时，不可以使用首次列出的数字。

4.保管和修理的记录

保管和修理记录资料必须确切详细，登记内容有修理日期、修理部位、故障原因（如果知道为什么会发生故障的话也将其详细记录）、修理费用等，最后盖上承办者的印章。

（五）管理编号记录和贴便条纸

1.管理的重点

办公用具的管理中，编号管理很重要。一般用具的编号都是以管理单位部门、购入日期、耐用年数等组合成号码，编号的顺序大都以管理单位部门的代码来编制。

2.利用便条纸作为分辨或区分

管理编号登记完毕后，就必须贴上便条纸，这也是管理项目中重要的一点。便条纸的底面有加工过的不干胶，一般是1.5厘米×4厘米的大小，将管理编号数字记入便条中，再将便条纸贴在办公用具后面。

（六）办公用具管理一览表

办公用具的管理编号手编完成并贴上管理区分用的便条纸后，就可以开始办公用具的管理手续。首先应制订办公用具（日常用具）管理一览表。

（1）该表中的办公用具若以电脑输入时，就以决算时的输出方式来制作，如果操作方式不是以电脑来输入时，整理时会非常麻烦，如有异动就需重新填写该表。

（2）未利用电脑处理的办公用具，如果在使用中办公用具再废弃处理时，必须将该用具的管理卡盖上废弃印章，并在购入日期一栏中用红笔填写废弃日期。

（七）制订办公用具管理规则

如图2-2所示是拟订管理规则应注意的事项。

要点2：办公用品管理

（一）办公用品的采购

采购工作要根据库存及消耗情况，按采购计划要求的质量、数量、品种进行采购，做到既保证需要又不积压过多。在采购时，要选取物美价廉的办公用品，尽量节减行政经费的支出。采购员购进物品之后，要将发货票交给保管员，由保管员凭票清点入库，做到正常交接、手续完备。

（二）办公用品的保管

办公用品的保管，主要指办公用品的登记、收藏、分配、使用责任的确认以及盘点、交换和养护等，目的是保持办公用品的效能。如果企业的办公用品因保管不良而变质、变形、损坏或丢失，会造成极大浪费，因此，购进用品以后，应妥善保管。办公用品的保管一般要设专门的库房和专人进行管理。保管员对采购员购入的办公用品，按照规格、数量、质量，认真验收、登记、上账、入库，精心保管。库房内的各种物品要摆放合理，并做到整齐、美观。要经常检查库房内的物品，防止损坏、变质、变形。

在保管工作中，要及时登记保管账卡，定期（季度或半年）清理库存，做到账物相符。保管员还要根据库存和需求情况，定期提出采购计划。在做计划时，要注意防止物资的积压，努力压缩库存，做到节约资金。对库房还要注意加强安全防范工作，经常进行安全检查，防止各种意外事故的发生。

（三）办公用品的发放使用

对办公用品的发放管理，要建立正常的发放和使用制度，要严格掌握办公用品的发放范围，根据实际需要进行发放，避免浪费。在办公用品领取和发放工作中，保管员要坚持原则，对不符合领取规定的，要做好解释工作，使之能够理解。

办公用品的使用，一般应遵循经济化、有效化、标准化和制度化的原则，如图2-3所示。